La contabilidad de una empresa es uno de los indicadores más fiables del rumbo de la misma. Por ello, es muy importante tenerla al día y llevarla de una forma exhaustiva. De hecho, los resultados de la misma son los mejores indicadores para saber si esta va bien o si hay que tomar un cambio de sentido.

Por este motivo, y para poder controlar nuestra contabilidad, existen algunas herramientas para que tenerla al día sea mucho más sencillo.

¿Por qué es importante la contabilidad de una empresa?

El principal motivo por el cual esta contabilidad es un factor tan importante es el hecho de que es una fuente de información muy valiosa para la compañía. Contar con esta información nos aporta una gran cantidad de ventajas, entre las que se deben destacar las siguientes:

• Nos ayuda a saber el coste de producción de los productos o servicios ayudando a ajustar el precio de venta adecuado.
• Tendremos presente si estamos ganando o perdiendo dinero.
• Los resultados y la propia ejecución nos ayudan a saber cuáles son los gastos generales y los superfluos, así como los beneficios de las inversiones que realizamos.
• Tras preparar el balance general y el estado de los resultados averiguaremos cuál es la situación financiera actual de la empresa.

Así pues, se puede entender que el objetivo de llevar las cuentas es saber con certeza los resultados financieros que se han dado en un plazo de tiempo determinado.

Por tanto, podremos determinar con certeza si es necesario un cambio en la administración de la entidad o varios para mejorar la situación. Además de, claro está, ver qué es lo que sí está funcionando de la gestión.

¿Quién lleva la contabilidad de una empresa?

Todo dependerá del tamaño de la misma y de las posibilidades con las que cuente el dueño de la entidad. En una pequeña empresa lo más común es que el propio empresario se encargue de esta labor.

En el caso de las compañías medianas, o bien se encarga el empresario o bien se contratan servicios externos de asesoría contable. Y, por último, las grandes empresas suelen tener, al menos, un contable en la propia empresa que se encargue de estas cuestiones.

Esta diferencia se debe, principalmente, a que cuanto mayor es la compañía más compleja es su contabilidad y, en muchos casos, los dueños no están cualificados para calcular todo lo necesario. Además, siempre es mejor tener a alguien interno que conozca el funcionamiento de la compañía puesto que, normalmente, nos aportan resultados más ajustados e interpretaciones más concretas.

¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa?

Hay diversas formas de llevar la contabilidad de una entidad. No obstante, hoy en día la gran parte del trabajo recae en programas de contabilidad. Es decir, que el proceso está informatizado para tener una estimación constante y actualizada del estado financiero de la empresa.

Mientras que hace algunos años los contables tenían que estar revisando las facturas, albaranes y documentos bancarios de forma manual, ahora toda esta información está a golpe de clic con una facilidad extrema. Aunque siempre es necesario contar con un experto que ejecute el informe final, los softwares cada vez son más sofisticados y capaces de arrojar información mucho más valiosa.

Así pues, a la pregunta de cómo iniciar la contabilidad de una empresa podemos asegurar que el primer paso será elegir las herramientas de contabilidad adecuadas.

¿Cuáles son las herramientas de contabilidad mejor valoradas?

Estas son tres de las herramientas de contabilidad mejor valoradas. Ante todo, lo principal que debemos tener presente es que el primer paso será analizar las necesidades de la empresa y, tras esto, elegiremos el software que mejor se adapte a ellas.

Aptean Ross ERP – Finanzas

Aptean es un conjunto de programas que se dedican a la automatización de la gestión empresarial. Pues bien, ERP – Finanzas es el módulo dedicado a la contabilidad.

Entre sus funciones principales, destacan las siguientes:

• Posibilidad de definir un plan contable personalizado para la empresa.
• Gestión de divisas.
• Creación de calendarios fiscales.
• Creación y registro de facturas.

También permite, por ejemplo, hacer informes personalizados incluyendo la información que se precisemos en cada ocasión. Por otro lado, también es posible elaborar agendas de proveedores y clientes pudiendo así gestionar mucho mejor las fechas límite de pago y cobro.

En definitiva, este es un software perfectamente válido tanto para grandes empresas como para pymes.

Sage ContaPlus Flex

Este programa está pensado exclusivamente para las pequeñas y medianas empresas así como para los autónomos. Lo más destacable es que no se requiere conocimiento de contabilidad alguno para manejarlo adecuadamente.

Tampoco va dirigido a un único sector y cuenta con una aplicación por la que se puede acceder a través de cualquier dispositivo. Entre sus funciones, destacan las siguientes:

• Hacer operaciones de compra y venta.
• Ver la evolución de la tesorería.
• Emitir cheques.
• Presentar el modelo 303 del IVA.

En resumidas cuentas, Sage ContaPlus Flex es un programa sencillo, manejable y con funcionalidades muy útiles que nos puede ayudar muy positivamente a mejorar la contabilidad de nuestra empresa y a tenerla más presente en la toma de decisiones.

Contasimple

Contasimple también se creó con la idea de ayudar a autónomos y pymes a mejorar la contabilidad de sus empresas.

Uno de sus rasgos característicos es que nos permitirá gestionar los estados financieros de la empresa desde la nube, desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar siempre que se tenga conexión a Internet.

En cuanto al programa en sí, hay que destacar que existen tres planes de suscripción diferentes. El primero de ellos es totalmente gratuito, por lo que, si las opciones y funciones que nos ofrece son suficientes, no tendremos que pagar nada.

No obstante, la plataforma nos da la oportunidad de probar su plan Ultimate durante 30 días de forma gratuita, lo cual es bastante positivo para que valoremos si verdaderamente nos interesa.

Entre sus funciones destacadas encontramos las siguientes:

• Creación de facturas.
• Acceso a gráficas sobre el estado de los ingresos y gastos de la empresa.
• Planning de impuestos y estado del pago de los mismos.

Así pues, esta herramienta puede ser muy útil para los empresarios pequeños y medianos, así como para los autónomos.

¿Por qué utilizar herramientas de contabilidad?

Ahora que hemos explicado cuáles son las mejores herramientas para la contabilidad de una empresa, pasamos a detallar las ventajas que puede ofrecernos su uso.

Ante todo, debemos tener en cuenta que en las empresas pequeñas y medianas, donde el empresario tiene que estar en todo, este tipo de softwares nos facilitan enormemente la tarea de la contabilidad.

Pero, además, al tener un seguimiento continuo del estado del balance y las cuentas, será más fácil reaccionar ante cualquier problema y los cambios se darán antes de que la situación económica vaya a peor.

Por ello, es muy importante contar con todos los programas que nos faciliten el análisis de nuestro rumbo empresarial.

¿Malos resultados en la contabilidad?

Los malos resultados de la contabilidad pueden afectar muy negativamente a una compañía. De hecho, pueden hacer necesarios los recortes de personal y, por consiguiente, el rechazo de encargos o trabajos.

El crecimiento es complicado y, en ocasiones, es prácticamente imposible darse cuenta a tiempo de que algo no marcha del todo bien.

¿El resultado? Una empresa con cuentas en negativo y dinero que pagar a proveedores, trabajadores y un largo etcétera.

No obstante, hay una solución muy factible para esta situación: los préstamos de capital privado.

Con las nuevas exigencias por ley, es muy difícil que una entidad tradicional como un banco nos otorgue el dinero necesario para mantener y reflotar una empresa.

Por ello, cada vez son más las compañías que acuden a los fondos de capital privado cuando se ven en necesidad de liquidez.

De hecho, podemos recurrir a estos en varias ocasiones, tanto cuando existen problemas económicos como cuando queremos financiar un nuevo proyecto o necesitamos hacer una reestructuración de la empresa y tiene un coste elevado.

Por este motivo, cuando hemos puesto todo nuestro empeño en una idea y vemos que no termina de avanzar, lo ideal es buscar ayuda en el sector de la financiación privada.

Encontrar profesionales del capital privado que nos faciliten nuestra financiación cuando lo necesitemos será muy importante para que la contabilidad de una empresa mejore notablemente y consiga el triunfo esperado.

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